Ajattelin jäsentää tässä miten yritän selvitä sähköpostihässäkästä ja hallita sähköpostiin liittyvää ajankäyttöäni. Ohessa joitain ajatuksia ja kokemuksiani.

1) Kotisähköposti ja työsähköposti erikseen. Kun olen lomalla, en lue työsähköpostilaatikkoani. Tietenkin kerron tästä sähköpostiagentilla. Jos tarpeen ohjaan myös agentin kautta saamaan palvelua sijaiseltani tai muulta vastaavalta henkilöltä. Melkein kaikilla meillä on myös hömppäpostia. Sen paikka ei ole työsähköpostissa. Tiedota muutenkin poissaoloistasi tehokkaasti. Pitkään vastaamatta olevat sähköpostit ovat huonoa palvelua työelässä.

2) Ylipursuava työsähköpostin inbox on työnhallintaa uhkaava tekijä.
Miten tästä selvitä:
a) Tiedosta mistä sinulle maksetaan palkka ja mikä dokumentit ovat sinun dokumenttejasi. Tällöin voit heittää turhat sähköpostit ja erittäin suuren määrän liitteitä pois.
b) Organisaation sisäinen viestintä on kuitenkin aina tärkeää, joten sen ohittaminen kostautuu ohimenevinä koulutustilaisuuksina ja virkistystilaisuuksina. Ne edistävät työnhallintaa ja tulevasiuudessa työstä selviämistä. Sisäisessäkin viestinnässä on paljon asioita jotka on ohitettava, jotta oleelliset asiat tulee hoidettu (ne josta sinulle palkka maksetaan). Tämä keskittyminen ja oleellisuuksiin keskittyminen ei ole helppoa. Siinä kehittyy vain asiaan ryhtymällä.
c) Arkistoi postit inboxista, jos ovat arkistoimisen arvoisia
d) Vastaa dokumenttiin ja heitä se sen jälkeen pois. Kaikkien viestiketjujen arkistointi on turhaa ja yleensä osoittautuu jo kuukauden päästä turhaksi.

3) Vastaaminen sähköpostikysymyksiin
a) Vastaa kysymykseen selkeästi ettei tule turhia lisäkysymyksiä
b) Siirrä kysymys muille, jos asia pitäisi olla jonkun muun hoidossa. kerro siirrosta viestikopiolla viestin lähettäjälle. Harkintaa tarvitaa, minkäluonteisen postin voi välittää, milloin taas pyydät kysyjää lähestymään suoraan esim. kolleegaasi.
c) Normaalin sähköpostin käyttöä esim. sosiaali- ja terveysalan asiakaspalvelussa on ohjeistettu mm. tietosuojavaluutetun toimesta.

Vaikka minulle tuleekin viikossa kymmeniä sähköposteja, olen näillä konsteilla useasti tilanteessa, jossa inboxini on ainakin silloin tällöin tyhjä ja tai lähes tyhjä. Ja voin vakuuttaa, että se tuntuu hyvältä.