Eräs kollegani puhuu aikavarkaista. Aikavarkailla hän minun tulkintani mukaan tarkoittaa asioita tai ihmisiä jotka sotkevat työntekijän aikataulun ja suunnitelman: vievät huomion perustehtävästä tai kulloinkin käsittelyssä olevasta asiasta. Aloinkin pohtia mitä ovat nämä erilaiset aikavarkaat. Ovatko aikavarkaat meidän elämäämme agressiivisesti tunkeutuvia rosvoja vai luommeko itse nk. houkutuksia tai suotuisaa kasvuympäristöä aikavarkauksien syntymiselle.

Lähdinkin miettimään mitä nuo aikavarkaat ovat ja miten niistä voisi selvitä. Lupaan palata listaan jatkossa. Toivon myös, että mahdollinen lukijani kommentoisi ja kertoisi lisää kohtaamistaan aikavarkaista.

Eli aikavarkaista

  1. Avoin organisaatiokulttuuri - ovet auki. Avoimeen ja vuorovaikutteiseen organisaatiokulttuuriin kuuluu usein ajatus siitä, että ollaan avoimia ja helposti lähestyttäviä. Tämä saattaa näkyä mm. työhuoneen ovien auki olemisena. Auki oleva työhuoneen ovi on kuitenkin niin kuin katiskan nielu, joka imee satunnaisia työhuoneen ohi kulkijoita: kollegoita ja opiskelijoita hoitamaan omia asioita silloin kuin asia omaan mieleen juolahtaa. Kollegoiden välisessä sosiaalisessa vuorovaikutuksessa tai erittäin opiskelijalähtöisessä palvelussa ei ole toki mitään vikaa. Ongelmaksi asia muodostuu kuitenkin silloin, jos itsellä asialistalla olevia tärkeitä asioita täytyy alkaa kyseisen ilmiön takia hoitaa silloin kun muita ei ole koputtelemassa työhuoneen oven takana: aamuisin, iltaisin ja viikonloppuisin.
  2. Puhelin aina vastausvalmiudessa. Miksi keskeyttäisin kokouksen tai asiakaspalvelutilanteen puhelimeni soimiseen? Jos vastaan aina puheluihin, kysymys on samasta ilmiöstä kuin ovi auki kulttuurissa. Mobiililaitteiden aikana voi ihan hyvin pitää yllä vaihtoehtoisinkin tavoin korkeaa palvelukulttuuria: a) voit soittaa takaisin, b) kokouksessa painaa olen varattu viestin tai c) pyytää soittajaa tekstaamaan. Itse saatan laittaa puhelimeni äänettömälle kun minulla on jokin keskittymistä vaativa tehtävä. Jos joku on minulle soittanut, soitan hänelle takaisin tehtäväni suorittamisen jälkeen. Yksi oma lukunsa on "äiskä aina tavoitettavissa kulttuuri". Joskus kuulee ja näkee lasten soittoja joissa pyydellään neuvoja ihan arkipäiväisiin asioihin kuten vaatteiden pukemiseen, kaverien kotona vierailuihin, ruoan lämmittämiseen, jne. Monia näistäkin puheluista voi varmaan hoitaa tekstarein. Itse en haluaisin eikä ole tarvinnut kovin syvällisiä neuvotteluja käydä lasteni kanssa työpäivieni aikana. No, ehkä olen huono isä kun en ole luvannut lapsilleni olevani kokoa ajan online tavoitettavissa.
  3. Jatkuva sähköpostin kurkkiminen. Tässäkin asiassa muuten näyttäisi olevan samoja piirteitä kun avointen ovien kulttuurissa. Viestimmekö omalla toiminnallamme kollegoille, sidosryhmille tai asiakkaillemme online sähköpostikulttuuria? Eikö sähköposti olekaan väline joka mahdollistaa meille aikaan ja paikkaan sitomatonta vuorovaikutusta. Vastaamme kysymyksiin silloin kuin meille sopii! Minusta tietotyöläiselle sopiva määrä sähköpostin lukua on keskitetysti, yksi tai kaksi kertaa päivässä. Eri asia tietysti ovat helpdesk ym. tehtävät, joissa sähköposti on koko palvelun ja työnkuvan ydin. Sen sijaan esim. opettajan työ koostuu opetuksen valmistelusta, toteutuksesta ja arvioinnista. Opettajan työssä kiireelllisiä asioita varten on olemassa kännykkä, johon voi myös aina jättää tavalla tai toisella oman soittopyyntönsäkin.

Edellä mainitut asiat eivät ole ihan yksinkertaisia toteuttaa. Olemme myös aina palveluammatissa peruskysymysten edessä: millaista on hyvä palvelukulttuuri? Näitä palvelukulttuuri asioita on hyvä kuitenkin miettiä myös esimiesten kanssa mm. organisaatiota, toimintatapoja ja asenteita kehittämällä ja muuttamalla. Palkaton ilta- ja viikonlopputyö ei ole asiantuntijan laadukasta työn-ja työajan hallintaa.